電子帳簿保存法とは?経理書類のペーパーレス化を図ろう!

税金
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経理業務を行っていると、日々生じる膨大な書類をどうするかに悩まされているのではないでしょうか?経理書類は重要な書類ですから、簡単に廃棄する訳にもいきません。そんなときは経理書類の電子化(ペーパーレス化)について検討してみましょう。ただし、経理書類を電子化するには様々な要件があります。今回は電子帳簿保存について解説します。

 

電子帳簿保存法の概要

電子帳簿保存法とは?

『帳簿』(総勘定元帳、仕訳帳など)や『書類』(請求書、領収書など)などの税務上、保存しなければならない書類のことを国税関係書類といいます。

『帳簿』と『書類』で使い分けられていることに注意してください。

これらの国税関係書類は原則としてプリントアウトした紙媒体で保存しなければなりません。しかし、電子帳簿保存法という法律で、一定の要件を満たし、税務署長の事前承認を受けている場合は、電子データで保存することが認められています。
この制度を利用すれば、経理書類のペーパーレス化も図ることができます。

電子帳簿保存法で認められている方法

電子帳簿保存法で認められている主な保存方法には次の2つの方法があります。

電磁的記録による保存

電磁的記録による保存とは、パソコンで作成したデータを、そのまま保存することをいいます。電磁的記録というのは「電子データ」に置き換えるとわかりやすいでしょう。

 

スキャナ保存

スキャナ保存とは、受領した紙書類をスキャンして、そのスキャンデータを保存することをいいます。スマホやデジカメで読み取ることもできます。

 

この2つの方法では、対象となる書類や適用のための要件が異なりますので、注意してください。詳細は後ほど解説します。

 

電子帳簿保存のメリット・デメリット

国税関係書類は、原則として7年間、保存することが必要で、書類が膨大になります。
しかし、電子データで保存すれば、書類の保管スペースもなくてすみますし、書類の検索にかかる時間も短くなり、書類保管に関わる事務の圧倒的な効率化を図ることができるでしょう。

電子帳簿保存は、とても便利な制度なのですが、不完全な状態で保存されてしまうと、税務調査等の際に税務署が帳簿書類をチェックすることができなくなります。そのため、電子帳簿保存をするためには、帳簿や書類の種類ごとに決められた要件を満たしていなければなりません。この要件が複雑で、それを遵守しなければ適用できないのがデメリットです。

 

 

【電子帳簿保存の方法1】電磁的記録による保存

まず、電磁的記録による保存について解説します。

対象となる帳簿書類

電磁的記録による保存の対象は次のとおりです。

・帳簿(総勘定元帳、仕訳帳など)
・決算関係書類(貸借対照表、損益計算書など)
・取引相手に交付する書類の写し(見積書、請求書、納品書、領収書などの控え)

なお、電磁的記録による保存ができるのは、一貫してコンピューターを使用して作成した帳簿書類に限られます。例えば、一部が手書きした帳簿や書類は対象となりません。
また、取引相手から受け取った書類も対象とはなりません。

 

適用要件

電磁的記録による保存をするためには、原則として、次の要件を満たしていることが必要です。

①記録を訂正・削除した場合の事実を確認できること(※)
②通常の業務処理期間を経過した後の入力履歴を確認できること(※)
③関連する帳簿と相互に関連性を持たせること(※)
④システム関係書類等(システム仕様書、操作説明書、マニュアルなど)を備え付けること
⑤パソコン、ディスプレイ、プリンタ、操作マニュアルなどを備付け、必要な場合に速やかに出力することができるようにしておくこと
⑥一定の条件で検索できる機能があること

※は「帳簿」のみに求められる要件

導入するまでの流れ

電磁的記録による保存を利用するには備付け・保存を開始する日の3か月前までに、次の書類を所轄の税務署に提出する必要があります。なお、帳簿の備付けに関しては、原則として課税期間の途中から適用することはできませんが、書類に関しては、課税期間の途中から適用することもできます。

・国税関係帳簿のの電磁的記録による保存等の承認申請書
・事務手続の概要を明らかにした書類
・申請書の記載事項を補完するために必要となる書類など

 

 

【電子帳簿保存の方法2】スキャナ保存制度

次にスキャナ保存制度について解説します。

対象書類

スキャナ保存制度の対象書類は次のとおりです。

・取引の相手先から受け取った書類
・自己が作成して取引相手に交付する書類の写し
(例)契約書、見積書、注文書、納品書、検収書、請求書、領収書など

つまり、総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳などの国税関係帳簿や貸借対照表、損益計算書、棚卸表などの決算関係書類はスキャナ保存制度の対象とはなりません。

適用要件

スキャナ保存をするためには、原則として、次の要件を満たしていることが必要です。

①一定期間以内に入力すること(一般書類は適時入力でOK)
②一定水準以上の解像度及びカラー画像による読み取りができること(一般書類は白黒でもOK)
③タイムスタンプを付与すること
④読取情報(解像度、階調、大きさ)が保存されること(一般書類は大きさの情報は不要)
⑤訂正・削除をした場合のヴァージョン管理がされること
⑥入力者等の情報を確認できるようにしておくこと
⑦適正に事務処理をするため、相互けんせい、定期的な検査、不備があったときの再発防止体制などを設けておくこと(一般書類は不要)
⑧帳簿との相互関連性を確保しておくこと
⑨カラーディスプレイやカラープリンタ、操作説明書を備付け、必要な場合に速やかに出力することができるようにしておくこと(一般書類は白黒でもOK)
⑩システムの開発関係書類等を備付けしておくこと
⑪日付や金額等での検索をできるようにしておくこと

一般書類・・・見積書、注文書、検収書などといった資金や物の流れに直結・連動しない書類のこと

なお、2020年10月1日以降、次の場合にはタイムスタンプの付与をしなくてもよいこととなりました。

①発行者側でタイムスタンプを付与している場合
②ユーザーが自由にデータ改変できないクラウドシステム等を使用している場合

導入するまでの流れ

スキャナ保存制度を利用するには保存を開始する日の3か月前までに、次の書類を所轄の税務署に提出する必要があります。

・国税関係の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請書
・事務手続の概要を明らかにした書類
・申請書の記載事項を補完するために必要となる書類など

 

 

まとめ

利用しやすくするため、要件は少しずつ緩和されていっていまるとはいえ、未だ要件が厳しいのと、複雑でわかりにくい点が、電子帳簿保存を利用する際のネックとなっています。
導入時のハードルはありますが、大きなメリットもありますから、検討してみてはどうでしょうか?

 

この記事を書いた人
松本 佳之

税理士・公認会計士・行政書士
みんなの会計事務所代表。「税理士のノウハウを会社成長の力に」をモットーに、大阪で起業支援、中小・ベンチャー企業の支援や税務の他、個人確定申告、相続・相続対策等の税務業務を手掛ける。

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