実地棚卸とは?実地棚卸の手順や注意するポイントについて解説

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在庫を持つ会社であれば、定期的に実地棚卸を行わなければなりません。この実地棚卸とはどのようなものなのでしょうか?実地棚卸の目的、実施手順や注意すべきポイントについて解説します。

 

実地棚卸とは?その目的は?

実地棚卸とは?

実地棚卸とは、期末など一定時点で、在庫の現物の数量をカウントし、在庫の在り高を確定させる手続きのことをいいます。

 

日頃から適切に在庫管理を行ったとしても、入出庫時のミス、紛失や盗難、在庫の陳腐化などで実際の在庫数量は帳簿上の在庫数量とズレが生じるもの。このズレは実地棚卸を行わない限りは判明しないので、在庫を抱える事業者は定期的に実地棚卸を行う必要があります。

 

多くのケースで実地棚卸は期末日に一斉に行い、期末日時点の在庫の在り高を確定させます(期末日一斉棚卸)。しかし、期末日に行うことが難しい場合には、期末日前に行うこともあります。また、一斉に棚卸を行うことが難しい場合は、置き場や在庫の種類ごとに棚卸する日を分けて棚卸を行う方法(循環棚卸)もあります。

 

実地棚卸の目的

実地棚卸には次のような目的があります。

 

正確な損益を把握するため

期末に残っている在庫は資産に計上する必要があり、損益計算に影響を与えます。

売上原価は次のように計算するからです。

売上原価=期首棚卸高+当期仕入高-期末棚卸高

正確な期末商品棚卸高を把握し、正確な損益計算を行うために、実地棚卸を実施する必要があります。

 

適切に在庫管理をするため

実地棚卸を行うと、入出庫時のミス、紛失や盗難、在庫の陳腐化なども判明します。実地棚卸後に、これらを防ぐための対策を講じることで、今後より精度の高い在庫管理を行うことができるようになります。精度の高い在庫管理を行えば、在庫ロスも減少するでしょう。

 

 

実地棚卸の手順

実地棚卸は次のような手順で行います。

1.実地棚卸の準備

①責任者、棚卸担当者、監査担当者を割当する

棚卸責任者や棚卸担当者、監査担当者を割当します。
棚卸担当者は、倉庫の見取り図などをもとに、エリアを区分し、漏れや重複がないように割当しなければなりません。なお、棚卸が2名1組で行われるように担当者の割当をしましょう。2名の担当者は、普段は一緒に仕事をしない者で組み合わせると不正の予防にもなります。

②棚卸手順を周知する

担当者に棚卸の手順や注意点を周知します。手順や注意点がまとめられた実地棚卸マニュアルを用意しておくと便利です。

③棚卸票(タグ)を準備する

実地棚卸は、棚卸票(タグ)を使って行う方法が一般的です。棚卸票(タグ)を事前に準備しておきます。なお、棚卸票(タグ)はナンバリングして、連番管理しておく必要があります。

 

2.実地棚卸の実施

①在庫をカウントする

 棚卸担当者がカウントを行います。カウントは2名1組で行い、1名が在庫数量をカウントし読み上げ、もう1名が棚卸票に数量を記入・棚卸票を在庫棚に貼り付けて行います。

②棚卸漏れがないかチェックする

すべてのカウントが終わったら、置き場内を循環し、すべての在庫棚に棚卸票の貼り付けされていることを確認します。棚卸票が貼り付けられていない在庫棚があれば、カウントが漏れていることとなります。

③棚卸が正確に行われているかチェックする

監査担当者は置き場内を視察します。その際、在庫棚から棚卸票をいくつかピックアップし、正確に数量がカウントされていることを確認します。

 

3.棚卸票(タグ)の回収・集計

①棚卸票(タグ)を回収する

実地棚卸が漏れなく、正確に行われていることを確認したら、置き場から棚卸票を回収します。棚卸票は連番管理を行い、回収漏れがないことを確認します。

②棚卸結果を集計する

回収した棚卸票を在庫管理システムに入力して集計します。

③棚卸差異を確認する

 集計することによって、置き場毎や商品毎に帳簿上の残高と実際の残高との差異が判明します。しかし、まだカウント間違いや集計間違いの可能性があるので、それだけで実際の残高が正しいかどうかはわかりません。

 カウント間違いや集計間違いがないかを再度確認します。そして、実際の残高が確定したら、次は入出庫記録に誤りがないかを確認します。入出庫記録に誤りが見つかれば入出庫記録を修正しますが、誤りが見つからなければそれ以上の調査は難しいので、実際の残高で確定し、帳簿を修正します。なお、差異の金額が大きい場合は、横領等の不正も考えられるので、引き続き調査を進めましょう。 

 

 

実地棚卸で注意すべきポイント

実地棚卸にあたっては、次のような点で注意が必要です。

実地棚卸中は入出庫を止める

 棚卸中に入出庫があると正確にカウントすることが難しくなります。棚卸日は入出庫を止めるのが理想です。入出庫を止めることが難しい場合は、当日の入出庫は棚卸対象から外し、棚卸するエリアとは区分した場所で入出庫作業を行うようにしましょう。

棚卸(カウント)2名で実施する

 カウントを1名の担当者が行うとカウント誤り、記入誤りがあったとしても気づくことが難しくなります。中には自身の横領を隠すために不正な報告をするという可能性もあります。2名で常に確認し、コミュニケーションを取りながら進めるようにしましょう。

預り在庫を区分する

 置き場内に預り在庫がある場合は、自社の在庫としてカウントされないように、保管する場所を分け、張り紙をするなどして誰もが分かるようにしておきましょう。

預け在庫は残高確認を行う

 自社の在庫を外部に預けている場合は、預け先に対して残高確認を行い、在り高を確認します。

不良品、滞留品も確認する

 棚卸の差異には不良品や滞留品の有無も確認しておきましょう。不良品や滞留品を見つけたときはピックアップ

 

 

まとめ

実地棚卸について解説しました。実地棚卸は決算や在庫管理のための重要な手続きですが、正確に行われないと逆に誤った在庫の在り高を確定させてしまうことにもなります。手順や注意点をしっかりと確認してから実施するようにしましょう。

 

この記事を書いた人
松本 佳之

税理士・公認会計士・行政書士
みんなの会計事務所代表。「税理士のノウハウを会社成長の力に」をモットーに、大阪で起業支援、中小・ベンチャー企業の支援や税務の他、個人確定申告、相続・相続対策等の税務業務を手掛ける。

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